Înțelegeți ce este un briefing și cum să creați unul de la zero!

Briefing-ul este documentul care înregistrează datele necesare pentru a crea un proiect. Acest document evidențiază informații precum obiectivul, bugetul, termenul limită și publicul și este utilizat pe scară largă în publicitate, management și design.

Atunci când o agenție oferă servicii unei companii, cel puțin, se așteaptă ca mijloace clare de comunicare să atingă obiectivele. Cu toate acestea, fără cele mai bune practici, acest lucru este imposibil! Prin urmare, briefing-ul este un instrument indispensabil pentru a ajunge la termeni clari și pentru ca rezultatul unui proiect să fie satisfăcător.

Acest document este înregistrarea principală a ideilor inițiale, așa că este important ca acesta să fie clar, detaliat și aprofundat în raport cu ceea ce se urmărește. Pentru a ajunge la acest rezultat, este necesar să urmați câțiva parametri importanți luați în considerare la crearea unui briefing.

Această postare este un ghid aprofundat cu subiecte precum:

  • Ce este briefing-ul și pentru ce este acesta?
  • De ce este important briefing-ul?
  • Cum să faci un șablon de informare?
  • Cum se face un briefing?
  • Cum este gata un briefing?
  • Ce sfaturi sunt esențiale pentru finalizarea unui briefing de succes?

Consultați conținutul pe care l-am pregătit și aflați cum să faceți un briefing!

Ce este briefing-ul și pentru ce este acesta?

Briefing-ul este un document care reunește toate ideile pe care clientul le are pentru realizarea unui anumit proiect, fie că este un site web, o campanie de marketing , o piesă publicitară, o identitate vizuală, printre altele.

În general, este posibil să se clasifice briefing-ul ca un manual de instrucțiuni pentru echipa care urmează să fie ghidată de acesta. Din document este posibil să se ajungă la rezultate satisfăcătoare, deoarece toate informațiile despre cerere vor fi obținute de la client .

Acest material servește tocmai pentru ca echipa agenției de publicitate sau profesionistul indicat să lucreze într-o direcție solidă. Acest lucru este posibil, deoarece briefing-ul este întotdeauna construit pe nevoile pe care le evidențiază clientul.

timp de producție mai scurt

Productivitatea este o problemă importantă pentru cei care dezvoltă proiectul , dar și pentru client, până la urmă, acesta se așteaptă să respecte termenele limită. Briefing-ul joacă un rol cheie în acest sens, deoarece tinde să facă execuția mai agilă , deoarece oferă un diagnostic complet a ceea ce este intenționat.

Timpul de producție mai scurt aduce o mai mare satisfacție solicitantului și, de asemenea, contribuie la organizarea agenției sau a profesioniștilor care lucrează la proiect. Un briefing bun eficientizează totul și, de asemenea, aduce mai multă credibilitate lucrării .

Rezultate aliniate

Una dintre cele mai complexe probleme pe care le pot avea profesioniștii în comunicare este lipsa de aliniere cu ceea ce își dorește clientul. Ideea este că rolul celor care dezvoltă munca este să știe exact ce se așteaptă solicitantul și tocmai pentru asta este briefing-ul.

Prin urmare, în timpul pregătirii acestui document, este important să puneți întrebări cât mai obiective posibile. Cu cât întrebi mai multe despre companie, valorile acesteia, ce este destinat proiectului și alte detalii, cu atât mai bine. Un rezultat corect și aliniat este posibil numai atunci când toate ideile clientului au fost surprinse corespunzător .

nici o reluare

Reprelucrarea este o frână în progresul cererilor și, de asemenea, un impediment în rutina companiilor de comunicare. Nu este întotdeauna posibil să preveniți solicitările de schimbare, deoarece fiecare client are un nivel de cerere și nu are întotdeauna o idee 100% concretă despre ceea ce își dorește.

Cu toate acestea, briefing-ul poate ajuta foarte mult la reducerea acestei marje de nemulțumire. Este întotdeauna important să luați în considerare faptul că micile ajustări sunt diferite de reproiectări. Elaborarea unui briefing amplu și aprofundat este esențială pentru ca, ulterior, să nu fie nevoie de schimbări majore în proiectul prezentat .

De ce este important briefing-ul?

A avea un briefing este la fel de important ca cunoașterea tehnicilor de vânzări sau să descoperi cum să-ți servești clienții pe rețelele sociale . Aduce o serie de avantaje companiei dvs. Vezi pe fiecare mai jos!

Organizare

După cum am subliniat deja, briefing-ul are ca scop adunarea celor mai relevante informații despre compania client. Astfel, atunci când scrieți un text sau produceți o piesă publicitară, veți avea toate aceste date la îndemână, mai ales că conținutul este separat în blocuri.

Pentru ca briefing-ul să devină un mare aliat în strategia dumneavoastră, prezentați informațiile într-un mod foarte clar . În caz contrar, cine are acces la documente va intra într-un labirint și va fi aproape imposibil de înțeles care sunt punctele care merită mai multă atenție.

Inspirație

Când echipa ta nu știe povestea clientului și ce își dorește aceștia de la compania ta, producția stagnează de obicei.

A produce doar pentru a prezenta o lucrare este o greșeală pe care nu o poți face niciodată. Așa că nu încercați să dezvoltați conținut care să caute aprobarea clienților „cu noroc” . Cu ajutorul unui briefing, o astfel de acțiune nu va face parte din rutina ta.

Informațiile furnizate de client sunt cea mai bună sursă pentru a căuta inspirație pentru a vă îndeplini munca și a crea cel mai bun conținut .

opere epice

Când o echipă de marketing învață povestea unei companii printr-un briefing, este capabilă să răspundă așteptărilor clienților cu mai multă acuratețe.

Acest lucru crește productivitatea personalului, precum și satisfacția clienților. Așadar, chiar dacă rutina din compania ta este agitată, încearcă să-ți aloci timp pentru a efectua această muncă. La urma urmei, raportul cost-beneficiu merită.

Acest lucru crește productivitatea personalului, precum și satisfacția clienților. Așadar, chiar dacă rutina din compania ta este agitată, încearcă să-ți aloci timp pentru a efectua această muncă. La urma urmei, raportul cost-beneficiu merită.

Planificare

Un briefing nu numai că te ajută să înțelegi munca unui client, dar oferă și condiții pentru ca agenția ta să urmeze un plan.

Cu un proces bine definit, șansa ca proiectul să iasă din focus sau să aibă zgomot de comunicare care îngreunează munca scade. Acest lucru este foarte important, deoarece ajută să arătați clientului că compania dumneavoastră este organizată și înțelege ce face .

Cu toate acestea, pentru a obține aceste beneficii, nu puteți doar să dezvoltați un brief. Este necesar să se acorde atenție unor detalii care sunt decisive pentru succesul documentului. Așa că continuați să citiți pentru a afla care sunt acestea.

Cum să faci un șablon de informare?

În continuare, puteți vedea subiectele care ar trebui să fie în acest document și, de asemenea, câteva sfaturi pentru a vă crea propriul model. 

1. Alegeți colaboratorii potriviți

Unele agenții au încă puține dificultăți în această etapă, altele știu deja exact cui să delege această sarcină importantă.

In ambele cazuri, este necesar sa te duci dupa cineva care va sti sa transmita informatii relevante pentru a intelege profilul clientului si care, in acelasi timp, stie pe ce drum sa urmeze sa urmeze exact ce este in plan.

Și cine este această persoană? Proprietarul afacerii însuși? Managerul? 

Amintiți-vă, această persoană va fi responsabilă cu introducerea întrebărilor pentru a restricționa elaborarea viitoarei campanii sau pentru a le exclude pe cele care nu au nicio legătură cu clientul. 

2. Verifică dacă clientul are portofoliu

Cunoașterea clientului este cheia pentru a înțelege mai bine ceea ce caută. Pentru a face acest lucru, asigurați-vă că compania are materiale care să ajute la producerea unui serviciu bun și a unui model bun de informare.

Pot fi fotografii ale produselor, logo, flyer, printre altele. Daca clientul nu are un portofoliu bun, este o mare oportunitate pentru agentia dumneavoastra de a oferi acest serviciu sau chiar de a indica o companie de incredere care o are.

3. Organizați întâlniri cu clienții în modelul de briefing

În cele din urmă, aici vor fi introduse informațiile în document. Este important de menționat că aceste întâlniri sunt scurte, iar serviciul este responsabil de controlul timpului de răspuns la fiecare întrebare.

4. Valorificați obiectivitatea în modelul de briefing

Introducerea prea multor termeni tehnici este una dintre greșelile pe care mulți dintre noi le facem atunci când ni se cere să scriem un document legat de muncă. Dar nu iti face griji. Puteți să le înlocuiți cu cuvinte care sunt mai ușor de înțeles – sau cel puțin să folosiți un spațiu între paranteze pentru a explica ce înseamnă fiecare termen.

5. Povestește despre istoria companiei

Creativitatea dvs. cel mai probabil face piese pentru un număr semnificativ de clienți și trebuie să fie confuză uneori. Prin urmare, este important să contextualizați compania pentru acest profesionist.

Cum se completează istoricul companiei?

Explicați eforturile care au fost depuse pentru ca compania să ajungă la nivelul actual, informați elemente precum numărul de angajați, idealul companiei, misiune, printre alte subiecte pe care le considerați importante. 

Când profesionistul se scufundă în istoria companiei, este mai probabil să fie asertiv și să obțină cu ușurință aprobarea piesei. 

Cercetați și discutați despre competiție

Înainte de a produce o piesă, este necesar să înțelegem  contextul concurenților  și reacția publicului la atitudinile și campaniile lor.

Cum poți folosi acest punct în avantajul tău?

Faceți câteva cercetări de fundal despre concurenții dvs. urmând sfaturile de mai jos:

  • Priviți ce le oferă cele mai multe rezultate – chiar dacă nu aveți informații privilegiate, cum ar fi rapoartele interne;
  • Căutați prin rețelele sociale și observați reacțiile publice la campaniile și atitudinile dvs.;
  • Faceți o urmărire regulată și construiți un raport. (Este în creștere prezența digitală a mărcii? Crește popularitatea și „oamenii care vorbesc despre” concurenți pe internet?)

Dacă concurenții tăi sunt giganți, caută informații în instituțiile media mari. Probabil că se publică unele știri despre cum ar fi creșterea vânzărilor sau câștigarea de noi conturi.

Explicați clar publicul țintă

Multe companii nu își cunosc publicul țintă sau chiar au o persoană bine definită. Și după cum știți, modul în care este creat un Billboard pentru adolescenți nu este același pentru seniori.

Cu toate acestea, nu doar vârsta influențează  publicul țintă  să fie sau nu atras de o piesă. Aceasta este încă o greșeală făcută de unii profesioniști. Verifică-i vârsta, în ce grup sau clasă se încadrează și cum este obiceiul lui de cumpărături.

Atracția, identificarea și obiectivele sunt atinse numai atunci când publicitatea este capabilă să „vorbească în aceeași limbă” cu publicul său. Nu e de mirare că Youtuber-ul cucerește fanii prin identificare. 

Ce ar trebui să faci atunci?

Furnizați cât mai multe informații despre publicul piesei, astfel încât creativul să caute cele mai bune modalități de a-i contacta. 

Dar mergeți mai departe, faceți o mică cercetare despre „ce e tare” pentru acest public.

Vezi imprimeuri, stiluri de artă, tendințe, cum comentează, cum se comportă, printre alți factori care pot fi utilizați în piesele tale.

Efectuați sau profitați de cercetări de piață

Adesea, agențiile omit pasul de cercetare. Acest lucru este însă periculos din cauza asertivității campaniei și a atingerii obiectivelor acesteia. 

Cum să parcurgeți acest pas?

În această etapă, documentează informațiile pe care le deții sub formă de cercetare: rapoarte de social media, percepții asupra serviciilor de publicitate – clasa care are cel mai mult contact și îi ascultă clienții – cercetări efectuate din surse care nu au legătură cu agenția etc.

De asemenea, este important să faceți cercetări asupra concurenței pentru a obține o idee despre mediul de piață în care agenția va intra pentru a oferi vizibilitate clientului.

Clarificați informațiile strategice și obiectivele

Pentru a atinge obiectivele, creativul trebuie să știe care sunt acestea. În această etapă, discutați informațiile strategice și obiectivele specifice ale campaniei.

Cum să completezi aceste informații?

Explicați aici poziționarea clientului dvs. El vinde valoare adăugată? Sau doar vindeți atribute? Vrea să crească capitalul de brand? Sau doriți să reduceți valoarea și să ajungeți la clasele inferioare și să creșteți volumul vânzărilor?

De asemenea, menționați misiunea, viziunea și valorile agenției pentru ca creativul să înțeleagă poziția companiei în lume. 

Apoi arată obiectivele acelei piese în cauză. De exemplu, dacă informația strategică este „valoare adăugată”, aveți un obiectiv specific al piesei respective care este „campania de Ziua Mamei”. Aveți grijă să nu confundați cele două subiecte și să încurcați creativitatea atunci când completați documentul.

Indicați bugetul

În general, acest pas este văzut ca un moment de jenă, întrucât mulți cred că bugetul influențează direct valoarea proiectului. Dar această mentalitate trebuie să se schimbe.

La urma urmei, înțelegerea bugetului vă permite să ajustați serviciul în funcție de suma pe care clientul intenționează să o investească. Astfel, jobul cu greu va pierde din calitate iar clientul va avea mai multa siguranta financiara.

Înainte de a indica cele mai bune media, de exemplu, trebuie să știți „când clientul dvs. vrea să plătească”. Prin urmare, este foarte important să detaliezi bugetul contului.

Și cum să o faci atunci?

Dacă aveți deja informații despre buget împărțite pe media (dacă sunt predefinite), introduceți divizat. Cu toate acestea, dacă aveți informațiile brute, introduceți suma totală în timp ce industria media analizează împărțirea.

Stabiliți termene limită și program

Pentru ca o campanie să se deruleze eficient, este necesară o planificare bine planificată. În acest fel, este posibil să aveți o viziune amplă asupra campaniei și să vizualizați posibilele blocaje. 

Cum poți folosi acest punct în avantajul tău?

Creați într-o foaie de calcul sau  utilizați software-ul dvs. pentru a elabora un program de piese care trebuie produse și când vor fi difuzate.

Organizați-le în termene limită ținând cont de timpul de care clientul are de obicei nevoie pentru a indica aprobarea și luând în considerare și timpul posibilelor modificări.

Material disponibil și material necesar

Înainte de a începe producția, este necesar să acordați atenție materialelor disponibile și necesare. 

Și cum să completați subiectul Material disponibil și Material necesar?

Indicați ce materiale sunt disponibile agenției. Indicați, de asemenea, pe cele care sunt necesare și pe cele care trebuie dobândite.

De exemplu, dacă jobul necesită o mână de lucru calificată a unui ilustrator și agenția dvs. nu are profesionistul – dar are programul instalat și mașini disponibile pentru utilizare – profesionistul, programul și mașina sunt materiale necesare, dar manopera este nu este disponibil și trebuie căutat. 

Stil general

Brandul și clientul au personalitățile lor. Pentru ca agenția să fie asertivă, este necesar să înțeleagă ce și cum îi plac clientului piesele sale. La urma urmei, publicitatea are un pic de gust personal! 

Și cum se face?

Documentați și înregistrați părțile care au fost ușor aprobate și primite bine de clientul dvs. Atașați acestei părți trăsăturile care mulțumesc cel mai mult clientul și care fac parte din identitatea vizuală a mărcii. 

Pune exemple și folosește imagini pentru a face înțelegerea mai clară pentru profesioniștii care citesc fișierul. 

Obiecții generale

Există anumite subiecte care nu le plac clientului tău și au nevoie de puțină atenție pentru a nu „apăsa pe același buton”. 

Cum poți folosi acest punct în avantajul tău?

Indicați stilurile care sunt frecvent respinse și creșteți probabilitatea aprobării. Dacă este posibil, atașați piese care au fost dezaprobate și indicați motivele date de client. 

Ce sfaturi sunt esențiale pentru un briefing de succes?

Profesioniștii cu experiență știu deja că câteva detalii fac o mare diferență pentru a produce un briefing de succes. Acestea sunt probleme care nu sunt întotdeauna înțelese rapid, dar care, dacă sunt puse în practică, cu siguranță vor avea ca rezultat un briefing remarcabil!

Iată câteva sfaturi simple.

Fii obiectiv în descriere

Clientul va sfârși prin a face tot posibilul să descrie ceea ce își dorește, iar asta este normal. El crede că cu cât vorbește mai mult, cu atât proiectul va fi mai bun. Acest lucru are sens, dar cine elaborează brief-ul trebuie să transforme tot acel conținut în ceva redus și solid .

Este esențial să fii obiectiv atunci când descrii ideile pe care le prezintă solicitantul. Aceasta este garanția că, la executarea proiectului, va fi ușor de înțeles ce se cere.

Interacționează și oferă sugestii în procesul de creație

A fi participativ este esențial pentru a ajuta clientul să șlefuiască ideea pe care o are. S-ar putea ca, uneori, ceea ce propune el să fie cu adevărat imposibil de fezabil . Prin urmare, este important să interveniți într-un mod politicos și persuasiv.

Sugestiile sunt, de asemenea, importante pentru a ghida ceea ce dorește solicitantul. Poate că are ceva în minte, dar pur și simplu nu știe cum să-l explice, la urma urmei, nu are cunoștințe tehnice. Așa că fii atent și învață să înțelegi ce vrea, apoi sugerează-l.

Organizarea unui briefing de calitate este primul pas pentru a asigura livrarea unui serviciu de calitate care, mai presus de toate, satisface așteptările. Deoarece clientul face parte din producerea acestui document, apreciați participarea sa activă la proces!

Ți-a plăcut acest conținut?

Creativ24
Agentie web design & dezvoltare web, specializata in crearea de site-uri web de prezentare, magazine online, campanii publicitare Facebook , Instagram si YouTube. Cu o vasta experienta in programare web si un portofoliu impresionant in Romania, Creativ24 este solutia optima pentru identitatea ta virtuala. Pana in prezent compania noastra a realizat cu succes site-uri de prezentare si magazine online.
gazduire web gazduire website