Reconcilierea bancară înseamnă compararea extrasului de cont cu înregistrările din contabilitate, ca să găsești și să explici fiecare diferență. Se face lunar și pornește de la un principiu simplu: soldul băncii și soldul din registru trebuie să poată fi aduse la aceeași valoare. Ghidul contabil-romania.ro arată pașii.
Dacă lucrezi cu evidențe contabile, găsești și alte materiale pe același site, care te pot ajuta să îți organizezi lucrul lunar.
De ce o faci
Reconcilierea descoperă erori de înregistrare, plăți uitate, încasări neidentificate și comisioane nenotate. Fără ea, soldul din contabilitate se îndepărtează treptat de realitate, iar corectarea tardivă devine costisitoare.
Ce pregătești
- extrasul de cont al lunii, pentru fiecare cont bancar;
- fișa contului bancar din contabilitate, de exemplu contul 5121 pentru lei;
- documentele justificative pentru plăți și încasări;
- lista cecurilor, ordinelor de plată sau încasărilor aflate în curs;
- reconcilierea lunii anterioare, pentru diferențele rămase deschise.
Pașii reconcilierii
1. Compară soldurile
Notează soldul final din extras și soldul final din fișa contului. Dacă sunt identice, verifici totuși câteva operațiuni. Dacă diferă, treci la pasul următor.
2. Bifează operațiunile care se potrivesc
Parcurge extrasul rând cu rând și caută în contabilitate suma, data și partenerul pentru fiecare mișcare. Marchează ce se potrivește în ambele părți. Rămân neacoperite doar elementele care explică diferența.
3. Identifică și clasifică diferențele
Cauzele obișnuite sunt plățile emise dar încă nedebitate, încasările înregistrate de bancă dar nerecunoscute în registru, comisioanele bancare nenotate și erorile de tastare, cum ar fi cifre inversate.
4. Înregistrează corecțiile
Comisioanele, dobânzile sau încasările neînregistrate se contabilizează cu articolele potrivite, pe baza extrasului. Erorile se corectează prin note contabile explicate, nu prin ștergeri. Elementele aflate în tranzit rămân în lista de reconciliere.
5. Verifică și semnează
După corecții, soldul ajustat din registru și cel din extras trebuie să coincidă. Întocmește un document scurt, semnat și datat, care arată soldurile, diferențele explicate și persoana care a verificat.
Greșeli frecvente
Printre cele mai frecvente sunt amânarea reconcilierii până la închiderea anului, ignorarea diferențelor mici și lipsa unui document care să arate cine a verificat. Alta este compensarea unor erori între ele, care ascunde problema în loc să o rezolve.
Un exemplu simplu de diferență
Presupune că extrasul arată un sold mai mic decât fișa contului. După bifare, rămân trei elemente: o plată emisă în ultima zi a lunii, încă nedebitată de bancă, un comision bancar nenotat și o încasare înregistrată în registru cu o cifră inversată. Plata în tranzit rămâne în lista de reconciliere, comisionul se înregistrează pe baza extrasului, iar încasarea se corectează cu o notă explicativă. La final, soldurile ajustate coincid, iar documentul arată cum s-a ajuns acolo.
Un astfel de exemplu arată că majoritatea diferențelor au o explicație banală. Ghidul contabil-romania.ro îți recomandă să le notezi pe toate, chiar dacă par minore, pentru că ele devin un istoric util când revii asupra lunii. Dacă lucrezi cu mai multe conturi, fă reconcilierea separat pentru fiecare și păstrează documentele în același dosar.
Recomandare practică
Fixează o zi pe lună pentru reconciliere și păstrează aceeași ordine de fiecare dată. Pe măsură ce practica se așază, durează tot mai puțin. Pe contabil-romania.ro găsești mai multe materiale, iar un model de reconciliere salvat în calculator te scutește de o structură nouă la fiecare lună.
