La început de drum se iau decizii fiscale cu efecte pe termen lung, iar o contabilitate start-up organizată corect încă din ziua înființării evită greșeli costisitoare: o încadrare fiscală nepotrivită, codul de TVA obținut prea devreme sau prea târziu, cheltuieli documentate necorespunzător. Firma de contabilitate REALCONT, activă din 2004 și cu sediul în București, a pregătit un pachet dedicat acestor companii. Articolul rezumă conținutul pachetului, regulile fiscale care contează în 2026 și modul în care se poate construi o rutină lunară fără surprize.
Ce înseamnă contabilitatea pentru firme nou-înființate
O societate aflată la început are alte nevoi decât una cu activitate intensă și istoric lung. Serviciul de contabilitate pentru start-up-uri descris de REALCONT se sprijină pe experiența însoțirii a sute de firme, de la înființare până la maturitate, și urmărește să așeze corect bazele înainte ca obligațiile curente să se aglomereze.
În prezentarea companiei, pachetul pentru contabilitate firme nou-înființate conține:
- contabilitate completă, cu înregistrări, declarații la ANAF și balanțe întocmite lunar;
- situațiile financiare anuale, cuprinse în pachetul pentru start-up-uri;
- configurarea de pornire: accesul în Spațiul Privat Virtual, activarea sistemului RO e-Factura, registrele obligatorii de control și alte obligații inițiale;
- analiza încadrării fiscale: microîntreprindere sau impozit pe profit, cu sau fără înregistrare în scopuri de TVA, pe baza veniturilor estimate;
- consultanță în perioada de început: ce cheltuieli sunt deductibile, în ce fel se plătesc dividendele, la ce moment se justifică o angajare;
- sprijin pentru finanțări: documente destinate băncilor, investitorilor sau programelor de tip Start-Up Nation.
Încadrarea fiscală: microîntreprindere sau impozit pe profit
Regimul de impozitare este o decizie cu consecințe importante pentru o firmă nouă. Ghidul REALCONT despre impozitul pe microîntreprinderi indică, pentru 2026, o cotă de 1% aplicată tuturor microîntreprinderilor, după renunțarea la cota de 3%, și un plafon de venituri de 100.000 de euro. Plafonul se verifică pe veniturile realizate până la 31 decembrie 2025 și se calculează cumulat cu cele ale întreprinderilor legate. Impozitul se declară trimestrial, prin D100, cu termen pe 25 ale lunii care urmează trimestrului.
Regimul micro nu rămâne însă o etichetă definitivă. Firma trebuie să aibă cel puțin un salariat cu normă întreagă; condiția poate fi acoperită și prin contracte cu timp parțial, ale căror norme însumate echivalează cu o normă întreagă, ori printr-un mandat de administrare pentru care remunerația atinge cel puțin salariul minim. Totodată, un asociat cu o participație mai mare de 25% poate avea această calitate la o singură microîntreprindere, iar situațiile financiare trebuie depuse în termen. Dacă plafonul este depășit pe parcursul anului, impozitul pe profit, de 16%, devine aplicabil din trimestrul în care s-a produs depășirea, iar revenirea la regimul micro este exclusă.
Alegerea depinde și de marja de profit: impozitul micro se calculează la venituri, cel pe profit la rezultatul impozabil, astfel că la marje reduse impozitul pe profit poate ieși mai mic. De aceea ghidul recomandă o simulare comparativă pe cifre estimate, efectuată înainte de decizie și reluată periodic.
De la înființare la rutina lunară: pașii de lucru
Firmele care nu sunt încă înființate beneficiază și de asistență ONRC. Documentația juridică este elaborată și asumată de un cabinet de avocat colaborator, membru al Baroului București, iar echipa de contabilitate consiliază la alegerea formei juridice, a codurilor CAEN și a regimului fiscal, coordonează dosarul și, după înmatricularea dispusă de ONRC, preia contabilitatea societății.
Pe site-ul companiei, colaborarea apare structurată în patru etape: o discuție de pornire despre planul firmei, configurarea accesului în SPV și e-Factura și a registrelor obligatorii, rutina lunară, în care documentele se trimit online, iar firma primește balanța, taxele de plată și recomandările, și, la sfârșit de an, depunerea situațiilor financiare. La început se dovedesc utile actul constitutiv și certificatul de înregistrare, contractul pentru sediul social, o estimare a încasărilor și a cheltuielilor pe un an, precum și informațiile despre administrator și asociați.
Calendarul fiscal și obligațiile care apar odată cu activitatea
O parte din stresul unei firme tinere vine din termenele care se acumulează. În calendarul fiscal 2026 publicat de REALCONT, ritmul obligațiilor se reduce la câteva repere. Majoritatea declarațiilor curente au scadența pe 25 ale lunii următoare: D100, D112 (salarii și contribuții) și D300 (decontul de TVA). D394, declarația informativă, se depune până pe 30, iar fișierul SAF-T (D406) până în ultima zi a lunii care urmează perioadei de raportare. Facturile emise trebuie transmise în RO e-Factura în cel mult cinci zile lucrătoare de la emitere.
Pentru sumele achitate după scadență se adaugă, zilnic, o dobândă de 0,02% și o penalitate de întârziere de 0,01%, iar obligațiile nedeclarate și descoperite la control atrag o penalitate de nedeclarare de 0,08% pe zi. Procentele par neînsemnate, însă se acumulează de la o lună la alta, de aceea ghidul recomandă un dosar lunar de documente, o persoană responsabilă pentru fiecare declarație și verificarea recipisei după fiecare depunere.
Un alt reper apare odată cu distribuirea profitului. Impozitul pe dividende, de 16% pentru sumele repartizate începând cu 1 ianuarie 2026, este reținut la sursă de firmă, iar virarea către buget se face în data de 25 a lunii următoare celei în care dividendele au fost achitate.
Bilanț start-up și criterii de alegere a biroului de contabilitate
Termenul de depunere a situațiilor financiare anuale este de 150 de zile, socotite de la sfârșitul exercițiului financiar. Un bilanț start-up depus cu întârziere poate avea consecințe în lanț: pe lângă amenzile pentru depunerea târzie, nedepunerea la termen poate scoate firma din regimul micro, iar începând din 2026 o societate poate fi declarată inactivă fiscal de ANAF atunci când situațiile financiare lipsesc după cinci luni de la termen. Includerea bilanțului în pachetul de început, așa cum prevede oferta REALCONT, mută această sarcină în fluxul obișnuit al colaborării.
La alegerea unui partener contează raportarea lunară limpede, procedurile de verificare dinaintea depunerii și posibilitatea de a lucra integral online, cu documente trimise electronic și discuții purtate prin telefon, e-mail sau WhatsApp. REALCONT colaborează în acest format cu start-up-uri din toată țara, nu doar din București. Tariful lunar și lista exactă a documentelor se stabilesc după o discuție despre activitate, veniturile estimate și numărul de angajați.
Rezumând, o contabilitate start-up bine pornită presupune încadrare fiscală aleasă pe cifre, obligații configurate din timp și termene urmărite constant. Pentru antreprenorii care preferă să se concentreze pe dezvoltarea afacerii, externalizarea către o echipă precum REALCONT poate reduce riscul erorilor din anii de început.
